Polityka prywatności Szlakiem Północy Transport

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Szlakiem Północy Transport (dalej: „Spółka”, „my”) w związku ze świadczeniem usług z zakresu transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest: Szlakiem Północy Transport (dalej: „Administrator”). Z Administratorem można skontaktować się w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności poprzez:

   • adres e-mail: [wstaw adres e-mail administratora danych],
   • adres korespondencyjny: [wstaw adres siedziby firmy],
   • telefon: [wstaw numer telefonu].

3. Zakres przetwarzanych danych W ramach prowadzonej działalności w kategorii transport i logistyka możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości (jeśli wymagane przepisami prawa),
   • dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres e-mail, numer telefonu,
   • dane dotyczące realizowanych usług: miejsca załadunku i rozładunku, informacje o przesyłkach, numer zlecenia, informacje o płatnościach,
   • dane kierowców i osób kontaktowych po stronie kontrahentów: imię, nazwisko, numer telefonu, e-mail oraz inne dane wymagane do realizacji zleceń transportowych,
   • dane zawarte w korespondencji z nami (e-mailowej, tradycyjnej, telefonicznej),
   • dane niezbędne do realizacji obowiązków podatkowych, księgowych i archiwizacyjnych.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych: 1) Zawarcie i wykonanie umowy transportu lub umowy o świadczenie usług logistycznych

   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy),
   • dotyczy to m.in. danych klientów, kontrahentów, podwykonawców oraz ich pracowników lub współpracowników. 2) Realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze
   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
   • w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, księgowych, przepisów dotyczących dokumentowania usług transportowych oraz przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów. 3) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora
   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
   • w szczególności: • dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, • zapewnienie bezpieczeństwa osób, mienia i transportowanych ładunków, • prowadzenie wewnętrznych analiz i statystyk, • utrzymywanie kontaktu z klientami i kontrahentami w ramach bieżącej współpracy. 4) Udzielanie odpowiedzi na zapytania kierowane do nas kanałami kontaktu (np. formularz kontaktowy, e-mail, telefon)
   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji z osobami zainteresowanymi naszą ofertą). 5) Marketing bezpośredni własnych usług (np. przesyłanie informacji o ofercie, promocjach)
   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – w zależności od kanału komunikacji i obowiązujących przepisów.

5. Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

   • podwykonawcom i partnerom biznesowym uczestniczącym w realizacji usług transportowych i logistycznych (np. inni przewoźnicy, magazyny, firmy spedycyjne),
   • dostawcom usług IT, hostingu, poczty elektronicznej, systemów księgowych, CRM itp.,
   • biurom rachunkowym, doradcom podatkowym i prawnym, jeżeli jest to niezbędne do świadczenia na naszą rzecz usług,
   • firmom kurierskim i pocztowym,
   • bankom i operatorom płatności,
   • organom administracji publicznej, sądom i innym organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

W każdym przypadku przekazywanie danych następuje z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych lub innych właściwych instrumentów prawnych, jeżeli jest to wymagane.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w związku ze specyfiką usług transportowych lub wykorzystywanymi narzędziami IT doszłoby do przekazania danych poza EOG, będzie się to odbywać wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń prawnych przewidzianych w RODO (np. standardowe klauzule umowne) oraz przy zapewnieniu odpowiedniego poziomu ochrony danych.

7. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez okres:

   • niezbędny do realizacji umowy oraz świadczenia usług transportu i logistyki,
   • wymagany przez przepisy prawa dla celów podatkowych i księgowych (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy),
   • niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikającego z właściwych przepisów),
   • do czasu wycofania zgody – w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody,
   • do momentu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu – w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, o ile dalsze przetwarzanie nie będzie konieczne z uwagi na inne podstawy prawne.

8. Prawa osób, których dane dotyczą Zgodnie z RODO osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa: 1) Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane, a jeśli tak, to jakiego rodzaju i w jakich celach. 2) Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – poprawienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne. 3) Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – w sytuacjach przewidzianych w RODO („prawo do bycia zapomnianym”), np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których były zebrane. 4) Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – np. gdy kwestionowana jest prawidłowość danych lub gdy dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 5) Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przesłania ich innemu administratorowi, w zakresie przewidzianym w przepisach. 6) Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO) – w szczególności wobec przetwarzania dokonywanego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub na potrzeby marketingu bezpośredniego. 7) Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) – w każdym czasie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce.

9. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Osoby, których dane dotyczą, mają prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, w szczególności w państwie swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Dobrowolność podania danych Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być konieczne do zawarcia i wykonania umowy lub do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze. Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości świadczenia usług transportu lub logistyki.

11. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji Co do zasady nie stosujemy wobec osób, których dane dotyczą, zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, w rozumieniu RODO, które wywoływałoby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływało. Gdyby w przyszłości takie działania miały być prowadzone, osoby, których dane dotyczą, zostaną o tym wprost poinformowane wraz z podaniem podstaw prawnych i przysługujących im praw.

12. Środki bezpieczeństwa danych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, adekwatne do ryzyka oraz kategorii danych, w szczególności chroniące dane przed ich utratą, modyfikacją, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub zniszczeniem. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione i odpowiednio przeszkolone.

13. Zmiany Polityki prywatności Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, praktykach rynkowych lub zmian w działalności Szlakiem Północy Transport. Aktualna wersja Polityki jest publikowana i dostępna u Administratora. W przypadku istotnych zmian będziemy podejmować starania, aby poinformować o nich w przejrzysty sposób.

14. Kontakt Wszelkie pytania dotyczące niniejszej Polityki prywatności oraz przetwarzania danych osobowych przez Szlakiem Północy Transport należy kierować na dane kontaktowe Administratora wskazane w pkt 2 powyżej.